Sposób przyjmowania i załatwiania spraw
w Domu Pomocy Społecznej w Machowinie
I . Sposób przyjmowania
- Sekretariat uprawniony jest do przyjmowania całości korespondencji wpływającej do DPS
- Podczas odbioru przesyłek należy sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania przesyłki. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki sporządza się adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda się od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
- Przesyłki mylnie doręczone (adresowane na innego adresata) zwraca się niezwłocznie na pocztę lub przesyła wprost do właściwego adresata.
- Przesyłki niewiadomego pochodzenia otwierane są w obecności dwóch referentów.
- Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki (wpływy) z wyjątkiem:
- adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
- wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, np. pieniądze i inne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości, składa się do kasy podręcznej, a pismo opatruje się pieczątką wpływu obok której umieszcza się informację o walorach i przesyła się je zgodnie z postanowieniami § 9.
- Po otwarciu koperty sekretariat sprawdza:
- czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
- czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidocznione są na kopercie. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
- Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
- wartościowych, poleconych, za dowodem doręczenia,
- dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania,
- dla których brak jest nadawcy lub daty pisma,
- mylnie skierowanych,
- załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
- w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
- Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.
- Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji na dowód przyjęcia umieszcza się w górnej części pisma po prawej stronie pieczątkę wpływu (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty). Wzór pieczątki wpływu określa załącznik nr 2.
- Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i pismach (np. drukach) nie wymagających merytorycznego załatwiania.
II. Formy załatwiania spraw
- Każdą sprawę należy załatwiać osobnym pismem. Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania
- Obowiązek wykonywania wszystkich czynności w sprawie oraz terminowego jej załatwienia spoczywa na referencie.
- Referent ma obowiązek czuwania, aby w przydzielonej mu do załatwienia sprawie były wykonane terminowo czynności, do których zobowiązane są również inne osoby.
- Załatwienie sprawy może być dokonane w formie ustnej lub pisemnej.
- Przy ustnym załatwieniu sprawy sporządza się notatkę zawierającą treść udzielonej odpowiedzi, nazwisko adresata, datę załatwienia oraz stanowisko służbowe i podpis referenta.
- Formy ustnego załatwienia spraw powinny być stosowane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, jak również w odniesieniu do spraw pilnych, nie wymagających pisemnego udokumentowania, gdy jednocześnie istnieje możliwość łatwego porozumienia się z adresatem (np. telefonicznie).
- Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna. Załatwienie sprawy może być:
- wstępne - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
- ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończący sprawę w Urzędzie.
- Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia ich pilności.
- Załatwienie w formie pisemnej sprawy polega na opracowaniu projektu pisma przez referenta oraz sporządzeniu czystopisu przez referenta.
Instrukcja kancelaryjna Domu Pomocy Społecznej w Machowinie.pdf
Szczegóły pliku
Nazwa: 2011-11-02 INSTRUKCJA KANCELARYJNA.pdf
Opis: Plik pdf do pobrania - instrukcja kancelaryjna
Utworzono: 2011-11-02 00:00:00
Data dodania: 2012-01-17 12:38:21
Autor pliku: Ewa Młynarczyk
Wprowadził/a: Przybyszewski Mariusz
Rozmiar pliku: 0.33 MB
Rozszerzenie pliku: pdf
Kodeks postępowania administracyjnego - Tekst ujednolicony Dz.U. 2019 poz. 1461
Osoba upoważniona do udzielania informacji:
- St. referent - Dorota Lachowicz - tel. 59 846-12-92 wew. 31, email: sekretariat@dpsmachowino.pl